Kỹ Năng Cần Thiết Để Làm Việc Nhóm Hiệu Quả

Theo một cuộc khảo sát của Hiệp hội các trường đại học và nhà tuyển dụng quốc gia, làm việc theo nhóm là một trong những kỹ năng được tìm kiếm và yêu cầu nhiều nhất tại nơi làm việc. Những tiến bộ trong công nghệ đã cho phép các công ty kết nối và cộng tác nhiều hơn bao giờ hết, với lực lượng lao động đa dạng trên khắp thế giới. Do đó, điều quan trọng hơn đối với nhân viên là thể hiện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, trong cả tương tác trực tiếp và môi trường làm việc trực tuyến.

Xác định mục tiêu chung để hướng tới

Khi đã tham gia vào làm việc nhóm, mỗi cá nhân cần đặt mục tiêu công việc lên hàng đầu. Bất kỳ ai có cái tôi quá lớn thì rất dễ xảy ra những xung đột, mâu thuẫn với các thành viên khác trong nhóm. Chính vì vậy, trưởng nhóm cần thảo luận với mọi người và đưa ra chiến lược, mục tiêu hoạt động nhóm cụ thể, buộc tất cả thành viên phải tuân theo. Có thể tham khảo mục tiêu SMART để thiết lập mục tiêu cho nhóm.

Một số sai lầm cần tránh khi tổ chức hoạt động nhóm

Khi làm việc nhóm, cần đặt mục tiêu và hiệu quả công việc lên hàng đầu. Không nên chỉ vì nể nang đối phương mà không đưa ra ý kiến phản bác hoặc lên tiếng bảo vệ quan điểm của bản thân. Hoạt động nhóm là để tìm ra nhiều ý tưởng khác nhau, để tranh luận, phản biện, do đó, cần loại bỏ thái độ nể nang, ngại đối phương mà không dám đưa ra ý kiến phản bác.

Cách giải quyết xung đột trong làm việc nhóm

Trực tiếp đối mặt với vấn đề bằng cách ngồi lại thảo luận, trao đổi ý kiến, đưa ra giải pháp phù hợp là rất cần thiết để giải quyết xung đột khi làm việc nhóm. Trong quá trình đối thoại, mỗi người cần tập trung lắng nghe đối phương và trao đổi một cách trung thực. Điều này giúp hiểu rõ hơn về những khác biệt giữa mỗi cá nhân, tìm ra giải pháp và tiến tới kết quả đồng thuận.

Nếu một người cảm thấy ý kiến mình bị bỏ qua hoặc không được lắng nghe, họ có thể cảm thấy bị coi thường hoặc không được tôn trọng, việc này gây ra thêm xung đột, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc trong nhóm.

Xác định vai trò của các thành viên

Không phải ai cũng giỏi trong tất cả các mảng, mỗi người trong một nhóm sẽ có những điểm mạnh, điểm yếu riêng, do đó việc xác định cụ thể vai trò của các thành viên là rất cần thiết trước khi thực hiện nhiệm vụ.

Việc xác định vai trò giúp mỗi thành viên biết mình phải làm gì, đảm bảo trách nhiệm của từng người và đảm bảo công việc được hoàn thành đầy đủ, đúng thời hạn. Bên cạnh đó, việc phân chia vai trò cũng giúp cho các thành viên trong nhóm hiểu rõ hơn về kỹ năng, kiến thức của nhau và giúp cho nhóm tận dụng tối đa thế mạnh và kinh nghiệm của mỗi người để hoàn thành mục tiêu chung của nhóm.

Ngoài ra, khi phân chia vai trò cũng sẽ giúp cho các thành viên trong nhóm biết được ai là người đưa ra quyết định cuối cùng, người quản lý, người đảm nhận trách nhiệm chính, đưa ra hướng dẫn cho nhóm để tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.

Tạo cơ hội để các thành viên giao tiếp, chia sẻ ý kiến

Bằng cách thúc đẩy giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên, mỗi người có thể thoải mái hơn trong việc chia sẻ thông tin, ý tưởng của bản thân, hoặc đưa ra những đánh giá, phản biện lành mạnh về những gì đang bàn luận, từ đó giúp giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.

Để thúc đẩy sự giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm, trưởng nhóm có thể tạo ra các cuộc gặp gỡ, khuyến khích các thành viên chia sẻ quan điểm, lắng nghe ý kiến của nhau và tạo ra không gian cho các thành viên thảo luận về những khó khăn đang gặp phải trong quá trình làm việc.

Tôn trọng ý kiến của nhau là một cách để mỗi cá nhân cải thiện kỹ năng làm việc nhóm. Trong một nhóm, việc có những quan điểm, ý kiến khác nhau là không thể tránh khỏi, mỗi người sẽ luôn có xu hướng bảo vệ ý tưởng và quan điểm của mình. Tuy nhiên, tôn trọng ý kiến của những người khác cũng rất cần thiết để xây dựng một môi trường làm việc tích cực, tránh xảy ra những xung đột, cãi vã không cần thiết, gây mất đoàn kết.

Thống nhất cách thức hoạt động nhóm

Để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm, việc thống nhất một cách thức hoạt động nhóm ngay từ ban đầu là một điều cần thiết. Khi mỗi thành viên đã hiểu rõ và đồng ý với cách thức đó, họ sẽ làm việc cùng nhau một cách hiệu quả và biết cách để tránh những mâu thuẫn không đáng có.

Cách thức hoạt động nhóm có thể bao gồm các quy định về thời gian làm việc, cách trao đổi thông tin, quy trình giải quyết vấn đề, cách đánh giá kết quả, các công cụ và phần mềm hỗ trợ.

Khi mỗi thành viên trong nhóm được phép đưa ra ý kiến của mình và được lắng nghe, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng và những đóng góp của mình có giá trị. Đồng thời, việc lắng nghe ý kiến của nhau cũng giúp nhóm có thể tìm ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề đang gặp phải và cải thiện kết quả làm việc.

Kỹ năng lắng nghe những lúc này là rất quan trọng để tiếp nhận những lời góp ý tích cực từ đồng đội, rồi tiến hành sửa đổi, cải thiện nếu thấy hợp lý. Thực tế, người khác sẽ dễ nhận ra những thiếu sót, điểm yếu và đưa ra nhận xét khách quan hơn là bản thân tự đánh giá. Do đó, đừng bỏ qua phương pháp cải thiện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả này.

Những kỹ năng cần có khi làm việc nhóm

Brainstorming được xem là một phương pháp hiệu quả để tạo ra các ý tưởng độc đáo, sáng tạo trong quá trình làm việc nhóm. Khi áp dụng phương pháp này, các thành viên sẽ thoải mái đưa ra những ý tưởng độc đáo, thậm chí là “điên rồ” nhưng mang lại hiệu quả, bởi chúng không bị giới hạn bởi quan điểm cá nhân hay các ý tưởng đã có. Phương pháp này có thể giúp nhóm đạt được sự đồng thuận nhanh chóng và đưa ra các giải pháp phù hợp nhất cho các vấn đề phức tạp.

Kỹ năng giao tiếp là nền tảng của làm việc nhóm hiệu quả. Điều quan trọng trong một cuộc thảo luận nhóm chính là nói chuyện cởi mở và trung thực với các thành viên khác. Mặc dù có thể xảy ra những bất đồng, nhưng việc thẳng thắn và tôn trọng lẫn nhau sẽ giúp đội nhóm giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn.

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng cần thiết để làm việc nhóm hiệu quả, mỗi cá nhân cần phối hợp thời gian của mình với thời gian của các thành viên khác, đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn. Mỗi người cần phải biết cách ưu tiên công việc, xây dựng lịch trình làm việc, theo dõi tiến độ để đạt được mục tiêu chung của đội nhóm.

Nếu quản lý thời gian không tốt, dự án có thể bị trì hoãn hoặc không hoàn thành đúng thời hạn. Bên cạnh đó, mỗi người cũng có thể quên công việc quan trọng hay làm trong một thời gian quá ngắn để hoàn thành nhiệm vụ, gây ra những căng thẳng và áp lực.

Những người có kỹ năng giải quyết vấn đề có thể linh hoạt trước những thách thức hoặc các vấn đề phát sinh. Thay vì chỉ nhìn vào những kết quả tiêu cực, họ giữ bình tĩnh và tập trung giúp nhóm tìm ra giải pháp. Do đó, kỹ năng này rất quan trọng khi làm việc nhóm, nhất là trong những tình huống khẩn cấp cần đưa ra quyết định nhanh chóng.

Kỹ năng làm việc nhóm quan trọng là có thể hòa giải vấn đề giữa các thành viên trong nhóm. Mỗi cá nhân cần có khả năng thương lượng, thuyết phục các thành viên trong nhóm để giải quyết tranh chấp, đảm bảo mọi người đều hài lòng với lựa chọn cuối cùng.

Khi làm việc nhóm, hãy giữ một tâm trí cởi mở để nhận ra rằng các thành viên khác đang nhìn mọi thứ từ một góc độ khác nhau và hãy tập trung lắng nghe họ. Lắng nghe những quan điểm khác nhau giúp nhìn thấy nhiều khía cạnh của một vấn đề. Khả năng lắng nghe rất quan trọng trong kỹ năng làm việc nhóm, nó cho phép mỗi cá nhân trở thành một đồng nghiệp, một nhà lãnh đạo xuất sắc hơn.

Tư duy phản biện cho phép mỗi cá nhân bảo vệ ý kiến của mình nếu cho rằng ý kiến đó là cần thiết và mang lại hiệu quả. Bằng cách suy nghĩ kỹ lưỡng về tình huống, xem xét tất cả các khía cạnh của một vấn đề, suy nghĩ về những trường hợp đã xảy ra trong quá khứ rồi đưa ra những lập luận có cơ sở.

Phản biện không đơn thuần chỉ là việc tranh luận hoặc phản đối ý kiến của người khác, mà còn là quá trình đưa ra các luận điểm hay đánh giá khách quan, lập luận rõ ràng, hợp lý để chứng minh cho quan điểm của mình. Điều này giúp nhóm đưa ra quyết định có cơ sở, đúng đắn và tốt nhất cho tất cả các thành viên.

Làm việc nhóm đôi khi là một thử thách, nhưng đó cũng sẽ là cơ hội tuyệt vời để khám phá ra những ý tưởng độc đáo, khi mỗi cá nhân được chia sẻ quan điểm, góc nhìn khác nhau. Khi làm việc nhóm, việc tương tác, thảo luận, trao đổi thông tin để đưa ra quyết định là điều cần thiết, quá trình này cần sự hợp tác từ tất cả mọi người.

Hợp tác giúp tăng sức mạnh của nhóm, cho phép mỗi cá nhân sử dụng các kỹ năng và thế mạnh của nhau để giải quyết vấn đề và đạt được mục tiêu. Hơn nữa, hợp tác còn giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự tương tác và hỗ trợ giữa các thành viên trong nhóm.

Trong một nhóm làm việc, có thể có một vài thành viên có kinh nghiệm và kiến thức tốt hơn hoặc các kỹ năng đặc biệt để giải quyết vấn đề. Những người này có thể giúp nhóm đưa ra quyết định, hướng dẫn, đóng vai trò lãnh đạo để giúp nhóm đạt được mục tiêu. Một nhà lãnh đạo tốt giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực, khuyến khích các thành viên trong nhóm phát triển kỹ năng, tạo ra một môi trường gắn kết, bền chặt.

Mỗi cá nhân trong quá trình làm việc nhóm đều cần kỹ năng lãnh đạo xuất sắc, để lãnh đạo bản thân trở thành một thành viên tích cực và giúp nhóm đạt được mục tiêu. Kỹ năng lãnh đạo có thể giúp mỗi cá nhân góp phần đẩy nhanh tiến độ công việc và thuyết phục để tạo ra sự đồng thuận giữa các thành viên.